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Télétravail : quels outils gratuits utiliser ?

Cette fameuse épidémie de coronavirus et le confinement qui en résulte, nous obligent à travailler de chez nous. Cependant, la plupart des entrepreneurs ou des salariés n’ont pas encore eu l’opportunité de voir comment organiser leur télétravail à plein temps. Ce sont de nouvelles habitudes à mettre en place !

Comment effectuer la gestion de vos projets à distance ? Comment organiser des réunions en mode vidéoconférence avec vos collègues ? Comment envoyer des fichiers volumineux à vos collaborateurs ? Tant de questions se posent. Quels sont les outils indispensables à utiliser pour une expérience de travail en remote réussie ?

Pas de panique, il existe, en effet, des outils gratuits en ligne qui changent la vie. En tant que freelance, je les utilise régulièrement. C’est grâce à eux que je peux, à présent, travailler d’où je veux, quand je veux, tout en restant organisée !

J’ai donc rassemblé mes préférés pour vous, qui vous feront (qui sait ?) peut-être adorer ce mode de travail particulier.

Les outils qui facilitent la gestion de vos projets en mode télétravail

Tout d’abord, vous vous demandez certainement comment vous allez pouvoir respecter votre planning et suivre la bonne exécution de vos projets en cours, ou à venir. Et ce, surtout si vous êtes responsable du management d’une équipe, ou si vous devez collaborer avec d’autres collègues ou partenaires.

Ces outils spécialisés dans la gestion de projet changent la vie d’un grand nombre d’indépendants et autres télétravailleurs :

Trello

Cet outil de gestion est sans doute celui que j’utilise le plus, et ce quotidiennement. C’est dans ce tableau que je centralise tout mon planning et les tâches à accomplir au jour le jour. J’y note absolument tout : les choses importantes à faire, les dates de remise, mais également mes idées. J’utilise Trello aussi bien pour la gestion de mon activité d’indépendante que pour ma vie privée. C’est notamment très pratique pour suivre mes différents calendriers de publication de contenu, en alignement avec ma stratégie digitale.

Slack

Slack est très utile pour faciliter la communication entre collaborateurs. Il est possible d’y créer plusieurs conversations (sous forme de chat) en fonction des projets, mais également d’envoyer des messages privés à une personne en particulier. Vous avez également la possibilité d’envoyer tous types de fichiers, ou même d’intégrer d’autres applications utiles à votre travail.

J’utilise personnellement cet outil depuis mes études. J’en fais encore usage actuellement avec quelques clients, pour faciliter la répartition des tâches et l’organisation du travail.

Asana

C’est un outil que j’ai beaucoup utilisé pour tout ce qui concerne la planification de contenu et le suivi de campagnes marketing. Il s’agit d’une sorte de calendrier dans lequel chacun peut se voir attribuer des tâches. C’est très pratique pour travailler en équipe, classer des projets, et pour obtenir un bon aperçu des deadlines pour chacune des tâches. Je recommande Asana fortement !

ClickUp

Dans le même style qu’Asana, mais en une version plus élaborée, ClickUp est fantastique pour faciliter la gestion de projets en équipe, et tout centraliser au même endroit. Il est idéal pour la planification de contenu digital, ou pour suivre l’évolution d’un projet plus complexe, nécessitant plusieurs étapes de validation par exemple.

Todoist

Si vous êtes adepte des checklists, vous allez adorer cet outil. Il s’agit de listes à cocher en ligne, c’est aussi simple que ça ! Vous avez aussi la possibilité de définir des deadlines et d’attribuer des couleurs en fonction de l’importance de la tâche. Todoist est très agréable d’utilisation, intuitif, et bien sûr totalement gratuit !

Doodle

Si vous avez besoin d’organiser un call avec vos collaborateurs, et que vous devez trouver la plage horaire qui convient à tout le monde, rien de tel que Doodle. Chacun peut y remplir ses disponibilités et vous obtenez alors un aperçu clair des moments idéaux pour planifier vos réunions. Très sympa, également, à utiliser pour organiser vos prochaines soirées entre amis ou en famille !

Le partage facile et rapide de fichiers

Si vous avez besoin d’envoyer des fichiers plus ou moins volumineux (photos, vidéos, documents de toutes sortes…), vous aurez parfois besoin d’outils spécifiques. En effet, les pièces jointes des mails ne sont pas toujours suffisantes. Indispensable à connaître à tout travailleur(se) en remote !

Google Drive

IN-DIS-PEN-SABLE pour toute personne qui travaille en équipe. Tout d’abord Google Drive vous permet de stocker en ligne plus de 15 Go de fichiers. De plus, vous avez également l’opportunité d’utiliser les fichiers partagés Docs (équivalent de Word), Sheets (équivalent d’Excel), Slides (équivalent de Powerpoint), et Forms (qui permet de créer des formulaires en ligne). Ces derniers peuvent être modifiés en direct par votre équipe par exemple. Super utile pour partager des informations à distance dans un tableau, ou rédiger un texte à plusieurs, sans devoir renvoyer à chaque fois un nouveau fichier par exemple.

Dropbox

Également pratique si vous désirez partager des dossiers avec d’autres personnes, il vous suffit de les ajouter sur Dropbox et le tour est joué. J’y fais souvent appel pour partager des photos et du matériel nécessaire pour créer des visuels destinés aux réseaux sociaux par exemple. La limite de stockage de la version gratuite est ici limitée à 2 Go.

WeTransfer

Vous avez une vidéo lourde à envoyer par mail à un client ou collaborateur ? Ou un album photo entier ? L’option WeTransfer est idéale. Il vous suffit d’y glisser vos fichiers, de copier le lien de téléchargement, et de le coller dans votre mail. La personne n’aura plus qu’à cliquer et télécharger le contenu : simple comme bonjour.

Les outils pour organiser un call ou une réunion en ligne

WhatsApp

De plus en plus utilisé dans les relations professionnelles, WhatsApp est devenu indispensable. Tout d’abord parce qu’il permet d’envoyer des messages, et d’appeler un numéro de téléphone en utilisant uniquement la connexion internet, mais également parce qu’il permet d’envoyer facilement et rapidement un tas de fichiers, à une seule personne ou à un groupe. Bref : ultra pratique pour communiquer avec un collègue, ou avec l’ensemble de votre équipe.

Skype

Indémodable, Skype est toujours un outil de référence. Il est non seulement utile pour parler avec vos proches, mais aussi pour faire des calls vidéo avec vos collègues. Personnellement, je l’utilise beaucoup, pour participer à des conversations de groupe (via un chat) et pour passer des appels. Il est possible de partager son écran afin de montrer une marche à suivre par exemple.

Zoom

Autre outil qui change la vie si vous avez besoin d’appeler plus souvent et à plus grande échelle. Zoom vous permet d’organiser vos appels téléphoniques et vidéoconférences en tête à tête ou en équipe. Il s’agit d’une véritable salle de réunion virtuelle. Vous avez même la possibilité d’opter pour un mode webinaire. Pratique pour donner une formation à distance par exemple ! Vous pouvez, ici aussi, partager votre écran.

Grâce à ces outils, vous êtes prêt(e) à vous lancer dans le télétravail de manière optimale. Si vous êtes indépendant(e), vous verrez assez vite qu’il est également possible de promouvoir votre entreprise en ligne, directement de votre canapé, grâce au marketing de contenu. Vous aimeriez qu’un(e) professionnel(le) vous guide dans ces démarches, et vous aide à mettre en place une stratégie digitale ? Contactez-moi, je vous accompagne avec plaisir !

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3 réflexions sur “Télétravail : quels outils gratuits utiliser ?

  1. Kane dit :

    Je pense qu’aujourd’hui il est important de mentionner Discord qui regroupe souvent plusieurs de ces outils, et ceci gratuitement.

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